Caso de Estudio
Un único workspace en Notion que gestiona todo el ciclo de vida del cliente
Gestionar proyectos de cliente entre herramientas desconectadas genera puntos ciegos. Las tareas viven en un sitio, las facturas en otro y la comunicación con el cliente en un tercero. El objetivo era construir un sistema capaz de gestionar todo el ciclo de vida del cliente desde un único workspace y escalar de forma limpia con cada nuevo proyecto.
El workspace se estructura como un hub central con más de 10 bases de datos interconectadas: proyectos, tareas, clientes, propuestas, ofertas, facturas, contratos, auditorías de workspace, SOPs y flujos de onboarding.
Cada base de datos está enlazada mediante relaciones bidireccionales. Una entrada de proyecto conecta directamente con la ficha del cliente en el CRM, su oferta asociada, propuesta, contrato y cada factura vinculada. Las tareas se relacionan con su proyecto padre, y las propiedades de rollup arrastran los datos hacia arriba en vivo: tareas totales, tareas completadas, tiempo registrado y honorarios del proyecto se agregan automáticamente a nivel de proyecto sin trabajo manual.
Las fórmulas se apoyan sobre esa base para generar insights en tiempo real. Un porcentaje de progreso se calcula a partir de la proporción de tareas completadas frente a las totales. Una fórmula de resumen lee las horas asignadas, las compara con el tiempo registrado y devuelve un estado en lenguaje natural: si el proyecto va dentro del plan o se está pasando del presupuesto.
La arquitectura corre sobre dos capas paralelas, una capa interna de operaciones y una capa de colaboración orientada al cliente, ambas conectadas a los mismos datos.
La capa interna es donde se gestionan los proyectos, se registran las horas y se rastrea cada detalle operativo. La capa orientada al cliente da a cada proyecto su propio portal: un espacio limpio con vídeos de actualización, entregables enlazados, una lista de acciones pendientes del cliente y una línea de tiempo visual del proyecto.
Como ambas capas se apoyan en la misma estructura relacional, las actualizaciones fluyen en una sola dirección. No hay información duplicada ni copiado entre vistas. Cuando un entregable se cierra internamente, el portal del cliente lo refleja.
Cada tarea del sistema registra su propia hora de inicio, hora de fin y duración. Estos valores se guardan a nivel de tarea y se agregan al proyecto a través de rollups por relación, de forma que el proyecto siempre muestra un total preciso y en vivo de las horas dedicadas.
Cada proyecto también lleva un conjunto de horas asignadas definido en el kickoff. Una fórmula compara las horas asignadas frente a las gastadas en tiempo real y genera un estado del tipo: “Planificaste 9 h y has gastado 6 h 10 min, todavía estás dentro de tus horas previstas”.
Esos mismos datos alimentan la ficha de proyecto orientada al cliente, donde otra fórmula genera un resumen completo: fecha de inicio, fecha de fin, días restantes, honorarios totales y saldo pendiente, todo calculado en vivo desde las bases de datos conectadas.
El sistema viene acompañado de un agente de IA custom de Notion diseñado para apoyar las operaciones diarias con clientes. El agente gestiona flujos de onboarding, procesa formularios de intake, redacta comunicaciones y se activa con triggers automatizados: ejecuciones diarias programadas, triggers por email y respuestas por menciones. Opera con acceso directo a las bases de datos del proyecto, así que cada acción que toma se apoya en los datos reales del proyecto, no en prompts genéricos.
Un workspace, una sola fuente de verdad. Proyectos, clientes, fechas y entregables corren sobre la misma estructura relacional, con rollups en vivo haciendo las cuentas y un agente de IA encargándose del trabajo repetible.